tiistai 20. kesäkuuta 2017

Voiko asiaa hallita?


Raijan ja Erkin arkistosta ei ole juuri uutta kerrottavaa. Innostukseni on hiipunut ja arkisto on muutenkin jotakuinkin siinä vaiheessa, että en taida sen hyväksi aktiivisesti enää mitään kovin suurta tehdä. Ideat ovat jotakuinkin loppu.

Ehkä kirjoitan vielä jotakin Erkin työurasta, jos kesä jatkuu yhtä sateisena kuin tänään. Vihtori-vaarin rintamalle saamien tyttöystävien kirjeistä täytynee kirjoittaa ensi vuonna, kun niiden kirjoittamisesta ja lukemisesta tulee kuluneeksi sata vuotta. Muuten tavoitteet arkiston suhteen on kai jotakuinkin saavutettu.

Peruskysymys on pysynyt samana, onko tämä harjoittamani hommaaminen arkistointia? Onko siinä mitään mieltä?

Kysymys pysyy mielessäni edelleen, koska pian on kuitenkin valmistauduttava omien jälkieni säilyttämisen, järjestämisen ja hävittämisen suunnitteluun.  

Töissä oli talvella asianhallinnan projekti. Ymmärtääkseni kyse oli siitä, että koetamme määrittää sen, millaisia asioita organisaatiossamme käsitellään, millaisia asiakirjoja käsittelyn aikana syntyy ja miten asiat ja asiakirjat luokitellaan ja säilytetään.

Jos asianhallinta toimii, syntyy myös arkisto, joka on arkistolaitoksen ylläpitämän mainion arkistowikin mukaan: "Organisaation tehtävien hoitamisesta tai henkilön toiminnasta kertyneiden asiakirjallisten tietojen kokonaisuus."

Tähän arkistowikin tietoon liittyy monia kiinnostavia seikkoja henkilökohtaisen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kannalta. Voisiko henkilökohtaisen elämän järjestää asianhallinnan periaatteiden mukaisesti?  Henkilökohtaisen toimintani tuloksena syntyy paljon kaikenlaista, mutta aika harva toimintani on sellaista "asiaa", että se vastaisi oikeiden organisaatioiden oikeita “asioita”. Määritelmän mukaan: "Asia on organisaation käsiteltäväksi annettu tai otettu tehtävä, josta organisaation on saatava aikaan ratkaisu. Asian käsittely tapahtuu määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti."

Voisiko oman arjen sekä vapaa-ajalla että työssä ajatella asialliseksi toiminnaksi? Ehkä.

On aivan järkevää ja mahdollista ajatella omat teot tehtävinä, jotka johtavat ratkaisuihin. Aika moni asia vieläpä noudattaa enemmän tai vähemmän sovittuja "sääntöjä". Kun minulle sanotaan, käy kaupassa, minä olen saanut tehtävän ja sitten toimin saamani tehtävän mukaisesti. Lopputuloksena on ratkaisu, jossa pöydällä on jääkaapin täytteeksi hankittua tavaraa ja todisteena toiminnasta on kuitti. Se on kai sitten se asiakirja tämän yhden henkilön toiminnasta.

Entä syntyykö iltaisin suorittamastani noin kahden tunnin mittaisesta televisionkatsomistehtävästä ratkaisu ja jääkö siitä asiakirjallista tietoa? Aika kehnosti. TV-vero, sähkölasku, kaapeli-TV -maksu ja Netflixin lasku kertovat vain hyvin yleisesti (valitettavasti), että olen virallisesti, laillisesti ja kaupallisesti sitoutunut mediankuluttaja. Ehkä TV:n katselu ei ole asiallista tekemistä? Harmi, sillä luultavasti tieto kaikista niistä TV-sarjoista, elokuvista ja dokumenteista antaisivat kokemusmaailmastani paremman kuvan kuin huolella säilytetyt koulutodistukset. No, Netflix tietää katseluhistoriani, mutta itselleni, saati jälkipolville ei mediankäytöstäni jää mitään jälkiä, vaikka median kuluttaminen on kuitenkin tärkeimpiä tehtäviäni kansalaisena.

Onko selfien ottaminen ja sen julkaiseminen Facebookissa asiallinen tehtävä? Otanhan toki tehtäväkseni tuoda olemassaoloni ja mietteeni julki ja ratkaisen asian ottamalla kuvan, kirjoittamalla jotakin asiaan liittyvää ja julkaisen sen sitten määrättyjen sääntöjen nojalla Facebookissa. Asiallista toimintaa. Syntyy asiakirjakin sähköiseen järjestelmään.

Enpä tiedä. Ehkä facebook-päivitysten vuoksi ei kannata ryhtyä tekemään henkilökohtaista arkistonmuodostussuunnitelmaa,  toiminnanohjaussuunnitelmaa tai asianhallintasuunnitelmaa. Tai mitä niiden nimet olivatkaan. Oikeastaan työssäkin on aika paljon sellaista hommaa, joka ei ehkä etene ihan niin kauniisti, kuin arkistowikin määritelmässä tai asianhallintaohjelman toiminnoissa maalataan.

Vaikka organisaatioiden toiminta ei varmaankaan ole uskon vaan ensisijaisesti tietojärjestelmien, hallinto-ohjeiden ja prosessien asia, on tunnustettava, että minä en usko asiaan, enkä hallintaan, enkä ohjaukseen.  Tuo kaikki on aivan liian idealistista, kirkasta, ennalta määrättyä ja imelän kaunista jotta saisin sen mahtumaan omaan sekavaan, sumuiseen, sattumanvaraiseen ja koko ajan ailahtelevaan maailmankuvaani. Sitäpaitsi: oman elämän asiat ovat paljon enemmän totta ja kiinnostavampia, kuin työelämän pienet, hassut ja keksityt asiat. Niitä varten voidaan kyllä keksiä järjestelmiä, mutta omaa elämää ei ehkä sittenkään kannata pilata tietojärjestelmällä.

Taitaa käydä niin, että kasaan omat jälkeni pilveen, tongin niitä huvikseni jonkin aikaa, unohdan ne sitten sinne ja joskus ne katoavat niin kuin minäkin.